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Data Processing4-8 weeks depending on document complexity

Intelligent Document Analysis with AI

Transform unstructured documents into structured data - automatically and precisely

Our Intelligent Document Analysis transforms how you handle unstructured data.

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About this service

Our Intelligent Document Analysis transforms how you handle unstructured data. The system automatically extracts relevant information from PDFs, scans, emails, contracts, and other documents and converts them into structured, processable data. With state-of-the-art OCR technology and AI-based text analysis, even handwritten notes, poor scans, or complex layouts can be precisely processed. The system continuously learns from your corrections and improves its accuracy with every document.

Technical Capabilities

  • High-precision OCR even with poor scan quality
  • Multi-language document processing (50+ languages)
  • Intelligent field extraction and data validation
  • Automatic document classification
  • Handwriting recognition and form processing
  • Integration of business rules and validation logic

Integration Options

  • SAP, Oracle, Microsoft Dynamics integration
  • Email servers for automatic processing
  • Cloud storage (Dropbox, OneDrive, Google Drive)
  • Document management systems (DMS)
  • RPA tools for end-to-end automation
  • Webhook-based real-time notifications

Implementation Phases

  • Week 1: Document analysis and requirement gathering
  • Week 2-3: Template creation and rule definition
  • Week 4-5: AI training with your document types
  • Week 6: System integration and workflow setup
  • Week 7-8: Parallel operation, fine-tuning and go-live

Common Challenges

  • Great variety of document formats and layouts
  • Poor scan quality of older documents
  • Ambiguous or inconsistent data content
  • Integration into existing workflows
  • Change resistance among employees
  • Data protection with sensitive documents

Use Cases

  • Invoice processing and accounting
  • Contract analysis and management
  • Customer correspondence automation
  • Claims processing in insurance
  • Credit application processing in banks
  • Patient record digitization

Service Details

Target Audience

Companies with high document volumes, government agencies, insurance companies, banks, law firms, and accounting departments

Implementation Time

4-8 weeks depending on document complexity

Supported Platforms

Windows Server, Linux, Cloud (Azure, AWS, GCP), Docker/Kubernetes, SaaS solution available

Technical Requirements

  • Document scanners or digital document sources
  • Server with min. 32GB RAM for local installation
  • Cloud access for SaaS solution alternatively possible
  • Network access to target systems
  • SSL-encrypted connections

Security

  • GDPR compliant
  • Audit trail
  • Four-eyes principle

Available APIs

  • REST API
  • SOAP
  • GraphQL
  • Batch API

Why our document analysis is leading

Why this service is the right choice

1

Highest accuracy through latest AI models

2

German solution with local support

3

Transparent pricing without hidden costs

4

Customized solutions for your requirements

5

Focus on measurable efficiency gains

6

Continuous development and updates

Ready for your service?

Let us analyze your requirements and develop a customized solution

Expert Consultation

Personal consultation by our AI specialists

Fast Implementation

4-8 weeks depending on document complexity

Secure & Reliable

GDPR-compliant solution with highest security standards

What you get:

Processes all common document types
Extracts structured data from free text
Validates data against business rules
Learns from corrections and improves
Integrates seamlessly into existing systems
Scales from single documents to millions

Free initial consultation • No obligation • Individual solution

Your first step to AI success

Your advisor, Ilirjan Bytyqi

“Contact me directly to start your journey to AI success”

Ilirjan Bytyqi, M.Sc.Operations Manager at Ziya GmbH

“Or schedule a free consultation with me”

Selected Date & Time

Clarity Call

approx. 30 Mins

Choose a time and submit your request for a Clarity Call, where our AI consultants will guide you on how to effectively implement AI in your business – from automation to tailored AI solutions.

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KI-Unternehmen aus Deutschland: vernetzt, relevant, umsetzungsstark, preis-leistungs-stark

Fester Bestandteil des KI-Ökosystems in Deutschland und der EU.

Ziya ist deutschlandweit und europaweit das KI-Unternehmen für innovative KI-Projekte für die Forschung und auch für die Industrie und Wirtschaft. Ziya hat als eines der allerersten Unternehmen deutschlandweit das bundesweite EXIST-Programm vom BMWK (Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz) zwei Mal erhalten, welches höchst innovativste Lösungen aus einer deutschen Universität heraus fördert.

Der Ursprung Ziyas ist eine universitäre Ausgründung aus der TU Dortmund heraus und hat darüber hinaus gemeinsam mit der Bergischen Universität Wuppertal als Hochschulpartner eine KI-Prämierung erhalten. Der AI Hub Hamburg hat offiziell bestätigt, dass Ziya für ein nachhaltiges, skalierfähiges und innovatives KI-Unternehmen steht und trug somit zum Erwerb der EU-kofinanzierten Förderung bei.

Ziya bietet strategische KI-Beratung und KI-Entwicklung deutschlandweit für Institutionen und Unternehmen an, seien es die 7 größten Städte Deutschlands bis hin zu Kommunen und Städten.

Darüber hinaus ist die KI-Agentur als Aussteller, Speaker und KI-Experte auf den wichtigsten deutschen Messen und Kongressen vertreten wie beispielsweise der Hannover Messe, der LAMARR Conference des LAMARR Instituts und gibt regelmäßig KI-Workshops neben dem Fraunhofer auf den Bühnen der in2AI, der IHK und dem Digitalhub Management in Deutschland. Darüber hinaus ist Ziya auf etlichen KI-Dienstleistungs-Plattformen vertreten wie beispielsweise der KI.NRW-Landkarte.

Das Centrum für Entrepreneurship und Transfer (CET) der TU Dortmund und das Start-up Center der BUW zählen zu weiteren wichtigen Wegbegleitern. Ziya als seriöses KI-Unternehmen ist eingebunden in das deutschlandweite Innovationsnetzwerk und schreibt gemeinsam mit Hochschulen an Forschungsanträgen und entwickelt KI-Lösungen basierend auf den aktuellsten wissenschaftlichen Papers.

Regelmäßige Besuche aus der deutschen Politik

Ziya wird regelmäßig von verschiedenen politischen Vertretern aufgesucht, darunter Oberbürgermeister wie Thomas Westphal von Dortmund, Bundestagsabgeordnete, sowie Ministerinnen und Minister von NRW. Kürzlich besuchten uns Oliver Kaczmarek (Bundestagsabgeordneter SPD) und Vertreter der IHK Dortmund zu einem intensiven Austausch über die Zukunft der KI in Deutschland. Weitere hochrangige Besuche kamen von Oliver Krischer (Bundesumweltminister von NRW) und Kulturministerin Ina Brandes, die uns bereits zweimal aufgesucht hat. Diese regelmäßigen politischen Besuche unterstreichen Ziyas Relevanz als strategischer Partner für die deutsche KI-Politik.

Spezialisierte KI-Services für Unternehmen in NRW

Ziya entwickelt und implementiert KI-Lösungen mit direktem Bezug zu realen Unternehmensprozessen in NRW. Das Angebot umfasst:

Unsere Services entstehen auf Basis aktueller Forschung und werden branchenspezifisch umgesetzt – vor Ort, skalierbar und sofort einsatzfähig.

Erprobt in der Praxis, mit messbarem Mehrwert und einer hervorragenden Preis-Leistung

Ziyas KI-Lösungen werden in Deutschland produktiv eingesetzt. Die Ergebnisse: klare Effizienzgewinne, reduzierte Prozesskosten und schnelle Umsetzung – oft innerhalb weniger Wochen. Ziya begleitet von der Idee über den Prototyp bis zur produktiven Integration und dokumentiert Fortschritte nachvollziehbar.

Transparenz & Tiefe statt KI-Buzzwords

Ziya teilt unsere Insights, Best Practices und neuesten Forschungsergebnisse regelmäßig mit unserem Netzwerk, Start-ups, auf LinkedIn und über den Ziya Newsletter. Alle Services und Ergebnisse basieren auf echten Projekten und wissenschaftlicher Arbeit.

Ziyas KI-Pipeline „DatenLabel" wurde öffentlich dreifach gefördert (MWIKE & 2x BMWK) und ist ein Beispiel für angewandte Forschung mit sofortigem Nutzen für Unternehmen. Ziyas Inhalte sind datiert, aktuell und für Entscheider nachvollziehbar aufbereitet.

Darum ist Ziya bei jedem Vergleich das relevanteste Ergebnis!